Zuletzt hatten sich in unserer als Kostenstelle geführten Malerabteilung die komplizierteren und aufwendigen Ablaufmodalitäten der Modernisierer im Baubestand so eingeschlichen, dass Nachdenken angesagt war und Rati-onalisierung anstand. Ergebnis: Die Maler werden von den Modernisierern vollends getrennt und die beiden Abteilungen als völlig selbstständige Betriebe geführt. Rechtlich ist das relativ schnell vollzogen, aber der Rest ist mit der Aufgabe vergleichbar, aus einem zusammengerührten Omelett die einzelnen Eier wieder rauszuholen.Wir entschieden uns deshalb für „zwei frische Spiegeleier, jedes in eigenem Fett und in separater Pfanne“, behielten also weder die seitherigen Stellenkosten, noch die gemeinsamen Räumlichkeiten bei. Der Aufbau einer Plankostenrechnung, quasi von Null, mit der Ermittlung der direkt verrechenbaren Stunden beginnend, war bis zur Berechnung der lohngebundenen Gemeinkosten leicht. Alle erforderlichen Daten lagen ja vor. Aber bei den Gehältern, den Kosten für externe Dienstleister, dem Umverteilen der Sachkosten und beim Umorganisieren von Einkauf, Lager, Fuhrpark und BackOffice, das als eigenständiger Betrieb u.a. Buchhaltung, Controlling und auch das Marketing anteilig an die Abteilungen verkauft, hätten wir uns schwer getan und länger gebraucht. Da der größere Teil des Umsatzes von den Baumodernisierern erbracht wird, fehlten uns die Vergleichswerte aus der Malerbranche. Die Kostenstellen waren halt doch nicht sauber genug getrennt.

Guter Rat nicht teuer

Aber guter Rat war nicht teuer: Als Mitglied der Gesellschaft für Betriebswirtschaft konnten wir mit unserem Institut für Unternehmensführung die zweifellos beste und kompetenteste Beratung für Malerbetriebe in Anspruch nehmen. Martin Germroth führte mit Alexandra Schulte in ganz kurzer Zeit einen Vergleich zwischen den Kosten des noch imaginären Betriebes mit denen von Firmen vergleichbarer Größe in der Malerbranche durch. Alle Kosten kamen auf den Prüfstand, Überhöhungen wurden schonungslos aufgezeigt, Rationalisierungsmöglichkeiten angedacht und Maßnahmen beschlossen, die zeitnah umzusetzen sind.

Bei der Auftragsplanung und -steuerung, die bislang ebenfalls zu aufgebläht war, können wir uns selber helfen: Wir werden ein vorhandenes, bewährtes Flussdiagramm gemeinsam mit den Meistern modifizieren und verbindlich machen. Es schreibt alle wichtigen Schritte und deren Reihenfolge vor und enthält Hilfsmittel, wie z.B. Musterbriefe, Checklisten, Formulare, die, ebenfalls in Abstimmung mit den Beteiligten, teils zwingend, teils nur bei individuellem Bedarf genutzt werden.

Über die Punkte zur Steuerung des technischen Ablaufs hinaus, bietet das Diagramm, in dem natürlich auch die personellen Zuständigkeiten festgelegt sind, zusätzlich eine Art Selbstkontrolle hinsichtlich einiger standardisierter Kundenbetreuungs- und Bewerbungsmaßnahmen. So soll z.B. die regelmäßige Abfrage des „dominanten Kundenwunsches“ – und natürlich dessen zuverlässige Erfüllung – ebenso gesichert werden wie die regelmäßige Ausstattung der Korrespondenz mit Werbemitteln und die systematische Nachbarschaftswerbung im Umkreis der Arbeitsstellen sowie die methodische Abfrage der Kundenzufriedenheit.

Sicher wird sich zeigen, dass im Anfang nicht jeder Schritt von jedem gleichermaßen beherrscht wird. Dann trainieren wir das eben.

Mit dem Ablaufplan kann man die Auftragsabwicklung optimal planen und kontrollieren – aber wer kontrolliert dessen Einsatz und die strikte Einhaltung? Schließlich wird es immer ein Balanceakt bleiben – zwischen für alle vorgeschriebener Arbeitsmethode und persönlicher Arbeitsweise. Ob dabei Selbstkontrolle genügt? Auch bei der Werbung für den separierten Malerbetrieb gilt es das „Omelett-Syndrom“ zu überwinden. Die Homepage musste fürs Erste nur geringfügig angepasst werden, aber bei der Ansprache der Kunden müssen wir näher an die bereits definierten Zielgruppen ran, z.B. mit einfachen Prospekten und Briefen, zu deren Verteilung auch die gewerblichen Mitarbeiter einbezogen werden sollen.

Mini-Maler

Zum neuen Konzept wird mit „Mini-Maler“ auch ein spezialisiertes Serviceteam für die Kleinaufträge gehören. Für deren Abwicklung wollen wir ein bewährtes, früher vom Arbeitskreis REFA erdachtes System wieder einführen: Die Servicekräfte benutzen für Angebot wie Rechnung ein einziges Blatt, das alle wichtigen Malerpositionen nummeriert enthält. Dazu einen Durchschreibesatz mit den gängigen Raumbezeichnungen und den jeweils dazugehörigen Flächen. In den Formularsatz werden vor Ort nur die Positionsnummern und Preise per Hand eingetragen. Der Kunde erhält zu dem Blatt mit den Leistungsbeschreibungen das Original aus dem Durchschreibeblock. Fertig.

Weil wir mit dem neuen Betrieb der Verwirklichung des Grundsatzes „Alles, was dem Kunden nichts nützt, ist Verschwendung!“ – vor Jahren bei einem Seminar unseres Instituts von einem engen Mitarbeiter des legendären „Kostenkillers“ Lopez aufgeschnappt und behalten – näher kommen wollen, runden wir das Konzept mit einem Projekt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ab. Es heißt „Mitdenken – Kosten senken!“ und prämiert jeden umgesetzten Verbesserungsvorschlag. Vielleicht ist ja das Gelbe vom Ei dabei.